INFORMAČNÍ MEMORANDUM
podle čl. 12 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecného nařízení o ochraně osobních údajů) [dále jen „Nařízení“]
Dovolte nám informovat vás o tom, jak v advokátní kanceláři JUDr. et PhDr. Zuzany Rennerové, advokátky ev. č. ČAK 15598, IČ: 02855691, se sídlem Korunní 2569/108, 101 00 Praha 10 – Vinohrady (dále též „AK“) v souvislosti s naší činností zpracováváme vaše osobní údaje.
Smyslem tohoto Informačního memoranda je poskytnout vám informace zejména o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme, z jakých zdrojů je získáváme, jak s nimi nakládáme, k jakým účelům je využíváme, komu je smíme poskytnout, kde můžete získat informace o vašich osobních údajích, které zpracováváme, a jaká jsou vaše individuální práva v oblasti ochrany osobních údajů. Přečtěte si, prosím, předložený text. Budete-li mít jakékoliv dotazy či připomínky, neváhejte se na nás obrátit písemně na adresu Korunní 2569/108, 101 00 Praha 10 – Vinohrady, elektronicky na e-mailovou adresu info@akrenner.com nebo telefonicky na číslo (+420) 778 034 024.
Pro úplnost podotýkáme, že pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl v AK jmenován.
1. OBECNÉ INFORMACE
Naše AK má primárně zákonné povinnosti týkající se zpracování osobních údajů vás – objednatelů právních služeb. Vaše osobní údaje zpracováváme také tehdy, pokud navštívíte naše webové stránky nebo projevíte zájem o zasílání právních novinek.
1.1. Zásady zpracování osobních údajů
Při zpracování vašich osobních údajů respektujeme nejvyšší standardy ochrany osobních údajů a dodržujeme zejména následující zásady:
(a) vaše osobní údaje vždy zpracováváme pro jasně a srozumitelně stanovený účel, stanovenými prostředky, stanoveným způsobem a pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování;
(b) vaše osobní údaje zpracováváme vždy způsobem, který zajišťuje nejvyšší možnou bezpečnost těchto údajů a který zabraňuje jakémukoliv neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k nim, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i jinému zneužití;
(c) vždy vás srozumitelně informujeme o zpracování vašich osobních údajů a o vašich nárocích na přesné a úplné informace o okolnostech tohoto zpracování, jakož i o vašich dalších souvisejících právech;
(d) v AK dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem možným rizikům – veškeré osoby, které přicházejí do styku s osobními údaji objednatelů právních služeb, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováváním těchto údajů.
2. INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
2.1. Informace o správci osobních údajů
Správcem vašich osobních údajů je JUDr. et PhDr. Zuzana Rennerová, advokátka ev. č. ČAK 15598, IČ: 02855691, se sídlem Korunní 2569/108, 101 00 Praha 10 – Vinohrady (dále též „Správce“).
2.2. Zdroje osobních údajů
Osobní údaje získáváme od samotných subjektů údajů – objednatelů právních služeb AK, případně od osob, které navštívily naše webové stránky nebo projevily zájem o zasílání právních aktualit.
2.3. Právní základ pro zpracování a účel zpracovávání
Zpracování vašich osobních údajů probíhá na základě zákonem stanovených povinností [čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení], uzavřené smlouvy o poskytování právních služeb [čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení] nebo souhlasu s používáním analytických cookies (viz dále) či souhlasu se zasíláním právních novinek [čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení].
Účelem zpracování osobních údajů je plnění povinností Správce vyplývajících z právního vztahu se subjektem údajů (z uzavřené smlouvy o poskytování právních služeb) a obecně závazných právních předpisů (zejména ze zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů), případně zajištění správného chodu webových stránek či informování o právních aktualitách.
Ve zcela výjimečných případech mohou být vaše osobní údaje použity na základě oprávněného zájmu na naší ochraně ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení, například k vymáhání nároků nebo ochraně majetku či dobrého jména.
2.4. Rozsah zpracovávaných osobních údajů
AK zpracovává vaše osobní údaje v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Předmětem zpracování jsou identifikační a kontaktní údaje sloužící k vaší jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci (titul, jméno, příjmení, IČ, DIČ, rodné číslo, datum narození, číslo občanského průkazu, adresa trvalého pobytu, případně kontaktní adresa) a dále údaje umožňující kontakt s vámi (telefonní číslo, e-mailová adresa). V případě, že klientem AK je právnická osoba, zpracováváme tyto osobní údaje ve vztahu k osobám, s nimiž komunikujeme jako s kontaktními osobami svého obchodního partnera. Zpracovávány jsou dále údaje o vašem bankovním spojení a údaje získané v souvislosti s vaším zastupováním.
Pokud nám v průběhu trvání naší spolupráce poskytnete další údaje potřebné k vašemu zastupování, které budou mít charakter osobních údajů ve smyslu Nařízení, vztahuje se na ně toto Informační memorandum také.
Při poskytování právních služeb zásadně nevyužíváme žádné automatické zpracování osobních údajů, na základě kterých by bylo možné hodnotit vaše preference či chování, s výjimkou souborů cookies na našich webových stránkách.
Tzv. cookies slouží k zajištění základních funkcí webových stránek a zlepšení vašeho online zážitku. Jedná se o krátké textové údaje, které se ukládají ve vašem zařízení a pomáhají nám sbírat údaje o vašich aktivitách. Některé se vymazávají automaticky po ukončení prohlížení, jiné zůstávají uložené ve vašem zařízení. Je to proto, aby webové stránky poznaly toto zařízení při vaší další návštěvě a mohly se tomu přizpůsobit.
Na webových stránkách používáme technické (funkční) a analytické cookies. Technické (funkční) cookies zajišťují funkčnost webových stránek. Analytické cookies nám pomáhají analyzovat, jak fungují webové stránky z hlediska chování návštěvníků tak, abychom podle toho mohli stránky případně upravit. V rámci neustálého zkvalitňování služeb používáme webový analytický nástroj Google Analytics od společnosti Google Ireland Ltd.
Uvedená data jsou zásadně oddělena od případných jiných údajů, které poskytnete Správci v souvislosti s využitím jeho služeb, a proto jakékoliv přiřazení těchto informací z webového prohlížeče k vašim osobním údajům není možné.
Ukládání cookies můžete zabránit použitím příslušných nastavení vašeho prohlížeče nebo můžete webové stránky prohlížet v tzv. anonymním režimu.
2.5. Příjemci osobních údajů
Vaše osobní údaje jsou zpřístupněny pouze Správci, případně zaměstnancům Správce, kteří s nimi nakládají při plnění svých úkolů a povinností pro AK. Tyto osoby zachovávají o osobních údajích, s nimiž se seznamují, mlčenlivost; uvedená povinnost je smluvně garantována.
2.6.1. Zpřístupňování osobních údajů třetím osobám
V souladu s příslušnými právními předpisy je Správce oprávněn a povinen zpřístupňovat vaše osobní údaje příslušným orgánům veřejné moci (soudům, správním orgánům, orgánům činným v trestním řízení aj.) za účelem plnění jejich povinností. Vaše osobní údaje mohou být poskytnuty rovněž soukromoprávním subjektům podle vašich pokynů a potřeb.
2.6.2. Předávání osobních údajů v ČR a do zahraničí
Vaše osobní údaje jsou zpracovávány na území České republiky a nejsou předávány žádným třetím subjektům ani na území České republiky ani do zahraničí, s výjimkou dat v rámci Google Analytics, která mohou být zpřístupněna i mimo EU (do USA). Společnost Google přistoupila do programu Data Privacy Framework.
2.7. Doba zpracování osobních údajů
Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu platnosti smlouvy o poskytování právních služeb a po jejím skončení je s nimi naloženo dle platné právní úpravy, zejména zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a Nařízení.
Pokud projevíte zájem o zasílání právních aktualit, zařadíme vás do databáze na dva roky od udělení vašeho souhlasu. Souhlas můžete vzít kdykoliv zpět.
Ve vztahu k zpracovávaným osobním údajům máte tato práva:
2.8. Právo na přístup k osobním údajům
Můžete nás kdykoliv požádat o informace týkající se zpracování vašich osobních údajů, tj. zejména sdělení, zdali jsou AK zpracovávány vaše osobní údaje, a pokud ano, o jaké osobní údaje se jedná a jakým způsobem jsou zpracovávány. Informace vám poskytneme bez zbytečného odkladu a bezplatně, tj. bez nároku na úhradu nákladů vynaložených na jejich poskytnutí.
2.9. Právo na opravu a doplnění osobních údajů
Pokud zjistíte, že osobní údaje zpracovávané AK jsou nepřesné, můžete po nás požadovat, aby byla bez zbytečného odkladu provedena jejich oprava. Pokud vaši žádost shledáme jako opodstatněnou, závadný stav neprodleně a bezplatně odstraníme. Každá takováto žádost podléhá vždy individuálnímu vyhodnocení, neboť Správce má zákonnou povinnost si osobní údaje po stanovenou dobu ponechat.
Stejně tak máte právo neúplné osobní údaje kdykoliv doplnit.
2.10. Právo na přenositelnost osobních údajů
Toto právo vám dává možnost získat osobní údaje, které jste AK poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Uvedené údaje můžete následně předat jinému správci, nebo pokud je to technicky možné, žádat, aby si je správci předali mezi sebou.
2.11. Právo na výmaz osobních údajů
Můžete se domáhat výmazu zpracovávaných osobních údajů, zejména v případech, kdy tyto údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány.
2.12. Právo na omezení zpracování osobních údajů
Subjekt údajů může kdykoliv požádat o omezení zpracování osobních údajů, je-li přesnost nebo zákonnost jejich zpracování sporná.
2.13. Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů
Nepřejete-li si dostávat informace o právních novinkách, můžete kdykoliv odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů. V takovém případě vás vyřadíme ze své databáze.
To samé platí pro užití analytických cookies na našich webových stránkách – svůj souhlas můžete vzít kdykoliv zpět.
2.14. Právo podat podnět či stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů
Máte právo obrátit se kdykoliv s podnětem či stížností ve věci zpracování vašich osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, adresa webových stránek https://www.uoou.cz/.
Vzor žádosti subjektů údajů je k dispozici na internetových stránkách České advokátní komory.
3. PLATNOST A ÚČINNOST INFORMAČNÍHO MEMORANDA
Toto Informační memorandum nabývá platnosti a účinnosti dne 25. května 2018.